Excel vs. Software: Wie viel Zeit du wirklich verlierst
Ob Software gegenüber Excel Aufwand spart, zeigt ein Vergleich deiner tatsächlichen Abläufe. Miss die Arbeitszeit vor und nach einem Test. Die folgende Rechnung verwendet ausdrücklich angenommene Werte und berücksichtigt auch verbleibende Arbeit.
Beispiel: Aufwand für den Check-in
Angenommen, der Check-in dauert bisher 5 Minuten pro Einheit. Bei 3 Einheiten an 20 Trainingstagen sind das 300 Minuten, also 5 Stunden im Monat. Ersetze diese Annahmen durch Messungen aus deinem Betrieb.
Abrechnung separat erfassen
Notiere die Zeit für Kartenpflege, Korrekturen und Rückfragen. Diese Arbeit entfällt auch mit Software nicht vollständig. Vergleiche einen ähnlich ausgelasteten Monat und berücksichtige fehlerhafte oder fehlende Einträge.
Seltene Aufgaben und Einrichtung einrechnen
Verteile den gemessenen Aufwand für Exporte auf das Jahr. Ergänze Schulung, Datenübernahme und Unterstützung beim Start. Ein einzelner günstiger Testtag ist kein vollständiger Kostenvergleich.
Beispiel: Brutto-Zeitwert und Kosten
Angenommen, bisher fallen insgesamt 9 Stunden und nach dem Wechsel 3 Stunden monatlich an. Bei einem angesetzten Zeitwert von 50 Euro je Stunde beträgt der Unterschied 300 Euro. Mit angenommenen 29 Euro laufenden Kosten bleiben rechnerisch 271 Euro vor weiteren Kosten. Das ist kein garantierter Gewinn; prüfe aktuelle Tarife und deine eigenen Werte.
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