Hundeschule-Datenexport als CSV: 5 Dateien, 34 Spalten

Ein vollständiger Datenexport der Hundeschule besteht nicht aus einer CSV-Datei, sondern aus fünf: Halter, Hunde, Impfungen, Buchungen und Karten — zusammen 34 Spalten, und die wichtigsten davon sind die ID-Spalten, die die Dateien miteinander verbinden. Wer stattdessen eine einzige breite Tabelle zieht, in der jede Zeile Halter, Hund und Termin vermischt, hat am Ende ein lesbares Dokument und keine verwertbaren Daten.

CSV heißt: Reiner Text, eine Zeile pro Datensatz, Felder durch ein Trennzeichen getrennt. Kein Layout, keine Formeln, keine Bilder. Deshalb liest jede Tabellenkalkulation und fast jede Verwaltungssoftware eine CSV — und deshalb fällt beim Export alles heraus, was nicht in eine Zelle passt.

Die fünf Dateien und ihre Mindestspalten

Datei	Mindestspalten	Der Export taugt nichts, wenn …
halter.csv	halter_id, nachname, vorname, e_mail, telefon, strasse, plz_ort, kunde_seit (8)	die halter_id fehlt und zwei Kunden denselben Nachnamen tragen
hunde.csv	hund_id, halter_id, name, rasse, geburtsdatum, geschlecht, kastriert (7)	jede Hundezeile die Halterdaten dupliziert, statt sie zu referenzieren
impfungen.csv	impf_id, hund_id, impfung, impfdatum, gueltig_bis, nachweis_datei (6)	nur der aktuelle Status drinsteht und nicht die Historie
buchungen.csv	buchung_id, hund_id, kurs, termin_start, trainer, status, notiz (7)	abgesagte und wahrgenommene Termine nicht unterscheidbar sind
karten.csv	karte_id, halter_id, typ, einheiten_gekauft, einheiten_verbraucht, kaufdatum (6)	nur der Restwert steht — dann fehlt die Nachvollziehbarkeit gegenüber dem Kunden

34 Spalten sind wenig für einen Betrieb mit mehreren hundert Hunden. Das ist Absicht. Alles darüber hinaus — Trainingsnotizen über Jahre, Rudel-Kennzeichnungen, Fotos, Verlaufsdaten aus dem Check-in — ist wertvoll, aber selten in einer Form exportierbar, die eine andere Software wieder einlesen kann. Behandle die 34 Spalten als Untergrenze und alles Weitere als Bonus, den du separat sichern musst.

Ohne ID-Spalten ist der Export nur ein Ausdruck in Textform

Zwei Kundinnen heißen Müller, beide haben eine Hündin namens Luna, beide sind seit 2024 dabei. In einer flachen Tabelle ohne IDs sind diese vier Datensätze nach dem Import nicht mehr auseinanderzuhalten, und die Impfnachweise hängen am falschen Hund. Die E-Mail-Adresse als Ersatzschlüssel trägt genau so lange, bis ein Paar dieselbe Adresse nutzt.

Die Regel ist kurz: Jede Zeile braucht zwei IDs — ihre eigene und die des Objekts, zu dem sie gehört. Eine Impfzeile ohne hund_id ist ein Datum ohne Hund.

An dieser Stelle scheitern gewachsene Tabellenlösungen besonders zuverlässig. Sie speichern Beziehungen als Zeilenposition — der Hund steht unter seinem Halter — statt als Wert in einer Spalte. Beim Export nach CSV geht diese Position verloren, weil sie nie Teil der Daten war. Wer von Tabellen kommt, plant den Wechsel deshalb entlang des Datenmodells und nicht entlang der Funktionsliste; die Excel-Alternativen für Hundeschulen gehen darauf im Detail ein.

Der 3-Minuten-Formatcheck vor dem ersten Import

1. Trennzeichen. Öffne die Datei per Doppelklick. Steht alles in Spalte A, passt das Trennzeichen nicht zur Regionaleinstellung deiner Tabellenkalkulation. Nimm den Import-Assistenten und wähle Komma oder Semikolon von Hand, statt die Datei zu bearbeiten.
2. Kodierung. Such einen Namen mit Umlaut. Erscheint „Müller" statt „Müller", wurde die Datei als UTF-8 geschrieben und als westeuropäisch gelesen. Beim Import UTF-8 auswählen — nicht per Suchen-und-Ersetzen reparieren, sonst erwischst du nur die Fälle, die du siehst.
3. Datumsformat. Sortiere eine Datumsspalte aufsteigend. Landet der 01.02.2026 vor dem 03.01.2026, sortiert dein Programm Text statt Datum. Das Format JJJJ-MM-TT nach ISO 8601 sortiert alphabetisch und chronologisch gleich — frag danach, bevor du 3.000 Termine von Hand nachformatierst.
4. Führende Nullen. Prüfe eine Handynummer und eine Postleitzahl, die mit 0 beginnt. Aus 0170… wird 170…, aus 01067 wird 1067, sobald die Spalte als Zahl interpretiert wird. Beim Import als Text deklarieren.
5. Dezimaltrennzeichen. Der Betrag „120,00" wird in einer englisch eingestellten Umgebung zu 12.000 oder zu Text. Sieh dir zehn Zeilen an, bevor du irgendetwas summierst.

Erst wenn diese fünf Punkte stimmen, ist Auswerten sinnvoll — sortieren, filtern, Pivot. Jede Auswertung auf falsch interpretierten Spalten produziert saubere Zahlen zum falschen Sachverhalt.

Der 20-Zeilen-Rückimport

Dieser Test dauert zwanzig Minuten und entscheidet, ob der Export produktionsreif ist: Exportieren, die Datei in eine leere Tabelle oder ein Testkonto der neuen Software zurückimportieren, Zeile für Zeile vergleichen.

Damit er etwas taugt, müssen die 20 Zeilen sechs Härtefälle enthalten:

• einen Namen mit Umlaut oder ß
• einen Doppelnamen mit Bindestrich und einen mit Komma („Meyer-Schmidt, Anne")
• eine Trainernotiz, die selbst ein Semikolon oder ein Anführungszeichen enthält
• einen Hund ohne Rasseangabe — leeres Feld, nicht „unbekannt"
• eine abgelaufene Impfung mit Datum in der Vergangenheit
• eine 10er-Karte mit 0 Resteinheiten

Der dritte Punkt ist der eigentliche Test. Ein Semikolon mitten in einer Notiz zerlegt die Zeile, wenn der Export die Felder nicht in Anführungszeichen setzt, und der Fehler fällt nicht auf, weil die Datei sich weiterhin problemlos öffnen lässt. Die Spalten verschieben sich still um eine Position nach rechts.

Abbruchkriterium: Weicht mehr als ein Feld auf 20 Zeilen ab, ist nicht die Zeile kaputt, sondern der Export.

Was eine CSV nicht transportiert

Impfpass-Scans, Unterschriften unter der Teilnahmevereinbarung, Sprachnotizen vom Platz, erzeugte Rechnungs-PDFs: Davon steht nichts in einer CSV. Bestenfalls steht dort ein Dateiname oder ein Link — und dieser Link zeigt auf das Konto, das du gerade kündigst.

Frag deshalb ausdrücklich nach einem ZIP-Archiv mit den Anhängen und prüfe an drei Dateien, ob die Namen im Archiv zu den Werten in der Spalte nachweis_datei passen. Stimmen sie nicht überein, hast du zwar alle Bilder, aber keine Zuordnung mehr.

Für zwei Empfänger ist CSV ohnehin das falsche Format. Behörden fragen in der Praxis eher nach einer lesbaren Liste als nach Rohdaten — was im Einzelfall verlangt wird, klärst du mit der anfragenden Stelle; PfotenPass sieht für diesen Zweck deshalb einen eigenen Behörden-Export als PDF vor. Und wenn ein Kunde Auskunft über seine gespeicherten Daten verlangt, erwartet er selten eine Datei mit 34 Spalten; wie sich solche Anfragen strukturiert beantworten lassen, steht im Leitfaden zum Daten-Export.

Die Reihenfolge beim Anbieterwechsel

1. Export ziehen, solange der Zugang aktiv ist — vor jeder Kündigung, nicht danach.
2. Rückimport-Test bestehen.
3. Vier Wochen parallel fahren: neue Software führend, altes System weiterhin gepflegt.
4. Am letzten Tag des Parallelbetriebs einen zweiten Export ziehen und gegen den ersten stellen. Die Differenz zeigt exakt, was in vier Wochen noch im alten System gelandet ist — meist Terminabsagen und frische Impfdaten.
5. Erst danach kündigen.

Die Regel, die diese Schritte zusammenhält: Kündige nicht vor dem bestandenen Rückimport-Test, auch wenn die nächste Abrechnungsperiode drängt. Ein misslungener Export lässt sich mit aktivem Zugang in einer Stunde reparieren und ohne Zugang gar nicht.

Sieben Fragen an den Anbieter, bevor du dich bindest

1. Gibt es einen Export, den ich selbst im Konto auslösen kann — oder läuft er über den Support?
2. Welche Objekte sind enthalten: Halter, Hunde, Impfungen, Buchungen, Karten, Notizen?
3. Enthalten die Dateien technische IDs und Verweise zwischen den Dateien?
4. Welche Kodierung, welches Trennzeichen, welches Datumsformat?
5. Sind Anhänge dabei, als ZIP, mit Dateinamen, die zu den Spaltenwerten passen?
6. Wie lange bleibt der Export nach Vertragsende erreichbar?
7. Kann dieselbe Software ihre eigenen Exportdateien wieder importieren?

Frage 7 ist der schärfste Filter. Wenn ein Anbieter seine eigenen Exportdateien nicht zurücklesen kann, ist der Export ein Anhängsel und keine Funktion. Die Antwort auf Frage 1 bestimmt den Zeitplan: „auf Anfrage" heißt, du planst den Wechsel in Wochen statt in Stunden. Wer gerade kostenlose Einstiegspläne vergleicht, sollte den Export als eigenen Prüfpunkt führen — im 12-Punkte-Praxistest steht er neben Buchung, Check-in und Offline-Modus.

Import in die neue Software: Erst das Mapping, dann die Masse

Bevor du eine einzige Datei hochlädst, schreibst du eine Mapping-Tabelle mit drei Spalten: Alte Spalte, neue Spalte, Umrechnung. In der Praxis sind drei Zeilen dieser Tabelle die eigentliche Arbeit — kastriert (ja/nein gegen 1/0 gegen leer), das Datumsformat, und der Buchungsstatus, weil sich „abgesagt", „entschuldigt" und „nicht erschienen" selten eins zu eins abbilden lassen. Entscheide diese drei Fälle schriftlich, bevor du importierst, sonst entscheidet sie der Importassistent für dich.

Dann importierst du in dieser Reihenfolge: Halter, Hunde, Impfungen, Buchungen, Karten. Das ist keine Empfehlung, sondern eine Bedingung. Ein Hund, dessen Halter noch nicht existiert, wird entweder abgewiesen oder als Waise angelegt — und Waisen findest du erst, wenn ein Kunde anruft und fragt, warum seine Karte leer ist.