PfotenPass CSV-Import: Daten aus Excel richtig aufbereiten

Wer Daten per CSV nach PfotenPass bringen will, braucht drei Dateien statt einer: Halter, Hunde, Guthaben — in dieser Reihenfolge. Die gewachsene Excel-Liste, in der Halterin, Hund, Impfdatum und Kartenstand nebeneinander in einer Zeile stehen, liefert beim Einlesen exakt das, was drinsteht: Frau Berger dreimal, einmal pro Hund. Ein Import scheitert selten am Dateiformat. Er scheitert daran, dass die Zeile vorher nicht zerlegt wurde.

Ob und in welcher Form ein Datei-Upload gerade angeboten wird und welche Spaltennamen ein Assistent erwartet, klärst du vor der Aufbereitung im Support — das ändert sich schneller als jede Anleitung. Die Vorarbeit unten gilt unabhängig davon. Auch wer die Stammdaten am Ende von Hand nachträgt, tut das aus einer sauber zerlegten Tabelle heraus deutlich zügiger als aus dem alten Sammelblatt.

Warum die Reihenfolge über deine Dubletten entscheidet

Eine Fachanwendung führt Halter, Hund, Karte und Anwesenheit als getrennte Objekte mit Beziehungen dazwischen — genau darin liegt der Unterschied zwischen PfotenPass und Excel. Verknüpfen lässt sich beim Einlesen nur, was schon existiert. Deshalb geht halter.csv zuerst, hunde.csv danach, karten.csv zuletzt.

Der Kitt zwischen den Dateien ist eine ID, die du selbst vergibst: H-014 für den Halter, D-031 für den Hund. Sie muss stabil sein, also über alle Korrekturrunden hinweg dieselbe bleiben. Den Hundenamen als Schlüssel zu nehmen, funktioniert bis zur zweiten Luna in derselben Gruppe.

Der häufigste Fehler ist nicht das Trennzeichen, sondern der Zweitversuch. Die erste Datei läuft halb durch, jemand korrigiert sie und lädt sie erneut hoch — und ohne stabile ID steht der halbe Bestand danach doppelt im System. Frag deshalb vor dem ersten Upload nach, ob ein Import rückgängig gemacht werden kann und woran das System eine bereits bekannte Zeile erkennt.

Der Feldplan: 14 Spalten in drei Dateien

Datei	Spalte	Format und Beispiel
halter.csv	halter_id	frei vergeben, stabil: H-014
halter.csv	nachname	Berger
halter.csv	vorname	Anja
halter.csv	email	eine Adresse pro Zeile, keine Sammelfelder
halter.csv	telefon	als Text: 0171 2345678
hunde.csv	hund_id	D-031
hunde.csv	halter_id	muss in halter.csv vorkommen: H-014
hunde.csv	name	Luna
hunde.csv	rasse	Australian Shepherd
hunde.csv	geburtsdatum	2023-04-17 (JJJJ-MM-TT)
hunde.csv	kastriert	ja / nein
karten.csv	hund_id	D-031
karten.csv	einheiten_offen	Dezimalpunkt: 4.5
karten.csv	gueltig_bis	2026-12-31 oder leer

Impfdaten fehlen in diesem Plan mit Absicht — dazu unten mehr. kastriert steht dagegen bewusst drin, weil der Rudel-Check ein strukturiertes Merkmal braucht und mit der Notiz „verträgt sich nicht mit allen Rüden" nichts anfangen kann.

Fünf Artefakte, die Excel selbst einbaut

Das CSV-Format ist in RFC 4180 beschrieben, deutsche Tabellenprogramme weichen davon an einer Stelle regelmäßig ab: Beim Trennzeichen. Das ist erst der Anfang.

1. Semikolon statt Komma. Deutsche Installationen schreiben ;, viele Importassistenten erwarten ,. Erkennungszeichen: Beim Wieder-Öffnen steht die komplette Zeile in Spalte A.
2. Zeichensatz. Wird die Datei als ANSI gespeichert, wird aus Müller ein Müller oder M?ller. Wähle „CSV UTF-8" und lies die Datei einmal im Texteditor gegen, nicht in Excel.
3. Datums-Autokorrektur. 12.05. wird stillschweigend zum laufenden Jahr ergänzt, oder der Export liefert die Seriennummer 46154. Spalte vor der Eingabe als Text formatieren, Zielformat JJJJ-MM-TT.
4. Führende Null. 0171… wird zu 171…. Erkennungszeichen: Rechtsbündige Telefonnummern in der Tabelle.
5. Dezimalkomma. 4,5 Einheiten zerfällt bei Komma-Trennzeichen in zwei Spalten und verschiebt alles dahinter.

Dazu kommt ein Sonderfall, der erst beim Import auffällt: Zeilenumbrüche in Freitextfeldern. Eine Notiz mit Absatz sprengt die Zeile, wenn das Feld nicht in Anführungszeichen steht. Am schnellsten geht es, Notizen vor dem Export komplett zu leeren und später gezielt neu zu erfassen.

Der 20-Zeilen-Testlauf

Niemand sollte 300 Zeilen hochladen, um zu erfahren, dass die Datumsspalte falsch formatiert war. Nimm 20 Zeilen — aber nicht die ersten zwanzig, sondern eine Auswahl, die deine Härtefälle enthält:

• Umlaut im Halter- und im Hundenamen
• ein Halter mit zwei Hunden
• zwei Hunde mit identischem Namen bei verschiedenen Haltern
• ein Guthaben mit halber Einheit
• ein Guthaben von 0 oder ein leeres Feld
• ein Hund ohne Geburtsdatum

Dann die Abbruchregel: Mehr als zwei Fehlzeilen von zwanzig heißt, dass du die Datei reparierst und nicht die Zeilen. Zwei Ausreißer sind Tippfehler aus der Altdatenpflege, sechs sind ein Formatproblem, das sich über den gesamten Bestand fortsetzt. Wer an dieser Stelle Zeile für Zeile nachbessert, arbeitet die nächsten zwei Stunden an einem Symptom.

Wann sich die Aufbereitung gegenüber Nacherfassung rechnet

Die Aufbereitung kostet einen weitgehend fixen Block: Spalten trennen, IDs vergeben, Formate ziehen, Testlauf fahren. Bei 40 Hunden dauert das kaum kürzer als bei 400. Die Erfassung von Hand skaliert dagegen linear mit dem Bestand — und genau dieser Unterschied liefert die Schwelle.

Die Rechnung dazu ist simpel, die Zahlen darin gehören dir: Stoppe an fünf echten Datensätzen, wie lange du für einen Hund samt Halter brauchst.

Fixaufwand in Minuten × 60 ÷ Sekunden pro Handerfassung = Schwelle in Hunden

Mit Platzhaltern von 120 Minuten Aufbereitung und 90 Sekunden pro Hund liegt die Schwelle bei rund 80 Hunden. Daraus wird eine Entscheidung, die du am Küchentisch treffen kannst: Unter etwa 60 aktiven Hunden bist du mit Nacherfassung beim ersten Check-in schneller als mit jeder Datei — und zwar in besserer Qualität, weil der Halter danebensteht und Rasse, Geburtsdatum und Handynummer sofort korrigiert. Ab etwa 100 Hunden trägt die CSV ihren Aufwand in den meisten Fällen. Dazwischen entscheidet die Sauberkeit deiner Altdaten: Wenn du drei Schreibweisen für dieselbe Halterin findest, kostet die Datei mehr als sie spart.

Vor dem ersten Upload

Vier Dinge, die vor der Datei geklärt sein sollten:

• Original einfrieren. Eine Kopie der Ausgangsdatei mit Datum im Dateinamen, danach unangetastet. Jede Bearbeitung passiert in der Arbeitskopie.
• Rollen klären. Wer im Team sieht welche Halterdaten, sobald sie im System liegen — und reicht dafür der Kontakt oder braucht es die vollständige Adresse?
• Notizen aussortieren. Übertrage keine alte Bemerkung, die du der Halterin nicht vorlesen würdest. Der Umzug ist der günstigste Moment, sie loszuwerden.
• Auskunft und Löschung mitdenken. Welche Datenkategorien bei einer Anfrage überhaupt zusammenkommen und wie man das dokumentiert, sortiert der Leitfaden zum Daten-Export.

Was die CSV nicht transportiert

Vier Datenarten gehören nicht in eine Tabellendatei, und das ist keine Einschränkung, sondern eine Arbeitsersparnis.

Impfnachweise stehen im Feldplan bewusst nicht drin. Ein Datum in einer Spalte ist kein Nachweis, und Bilder passen ohnehin nicht in eine CSV — der Impfstatus entsteht beim ersten Check-in neu, wenn der Ausweis per Kamera erfasst wird. Dieselbe Logik gilt für die NFC-Tags am Halsband: Die Zuordnung entsteht am Platz, nicht am Schreibtisch.

Bei Anwesenheitshistorie lohnt eine engere Regel: Importiere nur bis zu dem Datum zurück, das du im Ernstfall gegenüber dem Veterinäramt belegen können willst. Alles davor bleibt als PDF-Export des Altsystems im Ordner liegen, wo es niemanden stört und keine Dublettenprüfung beschäftigt.

Bleiben die Verträglichkeitsnotizen. Sie sind der einzige Teil der Altdaten, den kein Import brauchbar übersetzt, weil aus „geht mit den meisten, aber nicht mit Rüden im Freilauf" kein Feld wird. Plane für sie eine Stunde ein, in der du sie in strukturierte Merkmale übersetzt — und den Rest der Migration überlässt du getrost dem ersten Trainingstag.